Columbus IT ervaart met Microsoft Dynamics AX 4.0 een hogere graad van managementinformatie

Bron: www.columbusit.nl -- De relatief verouderde software bij Columbus IT in Vianen en het besluit wereldwijd met één algeheel systeem te gaan werken, zorgde ervoor dat het bedrijf in mei 2006 als eerste ter wereld live ging met Microsoft Dynamics AX 4.0.

“Wij zijn onze eigen referentie. De succesvolle implementatie van Microsoft Dynamics AX heeft bewezen dat het systeem en ons bedrijf geschikt is voor een snelle en adequate oplossing. Door te bewijzen dat je maatwerk het beste achter de rug kunt laten, zonder die mogelijkheid volledig uit te sluiten, kun je klanten direct bewijzen dat je verstand van zaken hebt.” Marko Koning, Client Manager Columbus IT

Inleiding

Maar al te vaak roepen bedrijven dat ze goed zijn in wat ze doen, zonder daar direct een bewijs voor te leveren. Columbus IT kreeg de mogelijkheid dit wél te doen en wel met de implementatie van Microsoft Dynamics AX. Niet alleen was het in Vianen gevestigde bedrijf met de implementatie het eerste aan de beurt in een lange reeks van migraties binnen het wereldwijd opererende concern, de Nederlandse vestiging had tevens de primeur om als eerste gebruiker met Microsoft Dynamics AX 4.0, toen nog Axapta 4 geheten, te werken.

De organisatie

Columbus IT is een wereldwijd opererende IT services en software organisatie, gespecialiseerd in het verbeteren van bedrijfsactiviteiten door middel van ERP-, BI- en CRM-systemen. In deze vervult het bedrijf een leidende rol in de industrie, wat volgens client manager Marko Konink niet voor niets heeft geleid tot de benoeming tot ‘Wereldwijde Microsoft-partner van het jaar'. Columbus IT is in Nederland gevestigd in Vianen en rapporteert aan het moederconcern in Denemarken. In Nederland werken er vijftig mensen bij het bedrijf, wereldwijd zijn dat er inmiddels meer dan duizend, verspreid over 27 landen. “Je kunt ons het beste omschrijven als de grootste reseller van Microsoft Dynamics software en implementaties ter wereld. Wij werken uitsluitend met Microsoft software, vanwege het feit dat zij als grootste softwarebedrijf de standaard zetten. Daarnaast heeft Microsoft ons ook gecontracteerd voor de ontwikkeling van twee industrieoplossingen voor de detailhandel en productie, via het Microsoft Industry Builder-initiatief”, aldus Konink.

De situatie

Als specialisten op het gebied van Microsoft Dynamics AX-software en -implementaties was de situatie binnen de eigen organisatie, waar nog werd gewerkt met Damgaard XAL, niet meer optimaal. “Verouderde software in combinatie met het ontbreken van afdoende rapportagemogelijkheden zorgde ervoor dat dit systeem zo langzamerhand was uitgefaseerd. Ons hoofdkantoor in Denemarken wilde dat de dag-, week- en maandrapportages zouden verbeteren en toen de kans kwam om met Microsoft Dynamics AX te werken, lag hier een uitgelezen mogelijkheid. Al snel werd duidelijk dat het zou gaan om een gefaseerde wereldwijde omschakeling, zodat al onze kantoren met hetzelfde systeem zouden gaan werken. Het feit dat onze vestigingen werken met software die draait op een centrale server in Denemarken, maakte die keuze alleen maar logisch.”

De uitdaging

Columbus heeft als Microsoft Gold Certified Partner een naam hoog te houden. Vandaar dat het als expert van groot belang is om een implementatie van een gloednieuw systeem goed te doorlopen. “Hierin lag voor ons een belangrijke uitdaging. Je bent in feite je eigen referentie. Daarnaast hadden we qua tijdsdruk de lat hoog liggen. We wilden binnen zes weken live gaan, een bijzonder snelle implementatie dus. Om zoiets voor elkaar te krijgen moet alles kloppen: het systeem, de software, de organisatie en de mensen die het gaan uitvoeren. De eigen Columbus implementatie methodiek DIAMOND vormt hierin de rode draad.

De oplossing

Microsoft Dynamics AX was voor Columbus IT de meest logische keuze.

"We stonden op het punt zelf met het systeem aan de slag te gaan binnen ons verkoopkanaal. Daarnaast waren de vooruitzichten over de mogelijkheden bijzonder goed, iets wat we nu in de praktijk merken. Maar vooral was voor ons de ervaring met het systeem in combinatie met de gebruikersvriendelijkheid en verbeteringen voor ons moederbedrijf van groot belang om over te gaan op Microsoft Dynamics AX. Bovendien kregen wij nu eens de kans te laten zien dat je met maatwerk niet altijd de beste keuze maakt en dat een aanpasbaar standaardpakket als Microsoft Dynamics AX in de meeste gevallen beter werkt”, aldus Konink.
Kostenreductie op veel fronten was voor Columbus eveneens een belangrijke reden wederom met Microsoft verder te gaan. “De betere integratie met andere Microsoft-technologieën zorgt ervoor dat de totale IT-kosten sterk gereduceerd kunnen worden.”

De implementatie

In december van 2005 werden de voorbereidende werkzaamheden getroffen voor de allereerste implementatie van Microsoft Dynamics AX. Om een goede implementatie op basis van company policy te kunnen garanderen, werd tot 15 maart de tijd genomen om de juiste omgeving te creëren, waarna de implementatie startte die vervolgens tot 1 mei 2006 heeft geduurd. “Microsoft Dynamics AX is binnen zes weken door ons geïmplementeerd. Een zeer korte tijd, wat mogelijk was dankzij het feit dat wij qua opzet een redelijk eenvoudig bedrijf zijn en onze eigen veelvuldig bewezen DIAMOND implementatie methodologie gebruikten. Toch waren het zes heel spannende weken, waarin we hard hebben moeten werken vanwege de grote tijdsdruk. Het feit dat we geen maatwerk hoefden te bouwen zorgde wel voor een relatief eenvoudige implementatie. Je kunt op twee manieren implementeren: ofwel na een uitgebreide voorbereiding volledig van start gaan ófwel gefaseerd aan de gang gaan en starten met alleen de meest essentiële zaken. Dat laatste hebben wij gedaan, tot onze volle tevredenheid. Zaken als facturen uitsturen, uren boeken en rapporteren waren direct mogelijk en in orde. Het feit dat de implementatie zeer snel gerealiseerd was, betekent voor ons ook dat de kosten van de implementatie relatief laag waren. Ook hierin is voordeel behaald”, aldus manager systeemontwikkeling Bernard van den Berg van Columbus IT.

De voordelen

Beide betrokkenen noemen de veiligheid, het adequaat kunnen rapporteren en de ‘alerting' systemen van Microsoft Dynamics AX als belangrijkste voordelen van het systeem.

“Daarnaast heeft Sharepoint (portal oplossing in Microsoft Office) een grotere rol binnen het product gekregen en dat is een belangrijke ontwikkeling. Deze integratie komt zowel de functionaliteit als de stabiliteit ten goede”, aldus Van den Berg.
“Het inzicht dat we nu hebben in onze managementinformatie is dankzij deze implementatie veel groter geworden. Wat dat betreft hebben we nu vooruitgang geboekt en past het precies binnen het plaatje zoals we dat voor ogen hadden. Dankzij Dynamics AX zijn we voorzien van een betere en snellere informatievoorziening, waardoor er betere beslissingen kunnen worden genomen. Duur maatwerk is dankzij de grote hoeveelheid functionaliteiten nauwelijks nodig gebleken, waardoor we ook hier kosten hebben kunnen besparen op middellange termijn. Wat die functionaliteit betreft: ik weet zeker dat er nog veel meer ontdekt zullen hebben, als we het systeem over een maand of wat volledig onder de knie hebben. Maar ook op dit moment zijn we al zeer tevreden.”

De toekomst

Binnen nu en een jaar zullen alle 27 vestigingen van Columbus overgaan op Microsoft Dynamics AX om zodoende de synergie tussen alle takken binnen de totale organisatie te vergroten. “Na Nederland, Frankrijk en Noorwegen zijn nu de overige landen aan de beurt. Over een jaar kan het hoofdkantoor vervolgens de rapportages veel beter op elkaar afstemmen. Daarnaast zullen we als Columbus tevens een wereldwijde implementatie van Microsoft CRM gaan doorvoeren. Ongeveer tegelijkertijd zal ook de overstap naar een wereldwijd gebruikte Exchange-server doorgang vinden, waardoor we op dat moment alles op elkaar hebben afgestemd”, aldus Van den Berg. Konink vult aan: “We practice what we preach, dus: we gebruiken de producten die wij verkopen en implementeren zelf ook. Het voordeel hiervan is dat je een referentie voor je klanten hebt, namelijk jezelf. Daarnaast leer je veel van implementaties als deze. In de omgeving van de klant doen we daar direct ons voordeel mee. Wat ons betreft zouden prospects vaker moeten afstappen van maatwerk. Liever wat aanpassingen in de organisatie doorvoeren en een systeem nagenoeg standaard implementeren dan andersom. Dat is uiteindelijk efficiënter, omdat de foutmarge veel kleiner wordt. Dat scheelt op korte én lange termijn in de kosten”, aldus Konink.

Eisen

- Beter kunnen rapporteren
- Snelle implementatie
- Wereldwijd alle vestigingen op één systeem


Voordelen

- Uitstekende rapportagemogelijkheden
- Gebruik van webinterface
- Veiligheid
- Sharepoint heeft een grotere rol: positief effect op stabiliteit
- Meer inzicht in managementinformatie